protection of personal data

Information on the protection of personal data on the website regarding consent to the processing of personal data for marketing purposes of the company

Dear clients,

In this information memorandum, we want to provide you with detailed information on the processing of your personal data for marketing purposes. We would like to begin by explaining why we asked you for your consent to the processing of personal data for marketing purposes.

The main goal of this processing is to offer you the latest information about current new products and services and our business partners. Another aim is to provide time-limited offers and practical information, in written or electronic form. We strive to create custom offerings based on segmentation and profiling, and present you with only relevant product and service offerings so that you are not overwhelmed by product offerings that you already have available or that do not meet your needs.

Given that Regulation 2016/679 of the European Parliament and of the Council on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, which repeals Directive 95/46 / EC, entered into force on 25 May 2018, it is necessary that we receive a new consent from you that meets the new requirements.

Please read the information below on the processing of personal data, which we have prepared in the form of questions, so that this information memorandum is as clear and practical as possible in terms of information retrieval. If you have any questions or comments about your consent, call our line: +421 905 818 437 or send a question to e-mail: info@contactportal.com

CONTENTS

  1. Who is the manager of your personal data?
  2. What personal data do we process?
  3. From what sources does the personal data come?
  4. For what purposes did you give your consent?
  5. Why is profiling and automated decision making happening?
  6. How long will we process your personal data?
  7. Who are our business partners?
  8. Who can access your personal data?
  9. What are your rights when processing personal data?
  10. How can you revoke your consent to the processing of personal data?

1. WHO IS THE MANAGER OF YOUR PERSONAL DATA?

The manager of personal data is a company that determines the purpose and means of processing personal data. For marketing purposes, the administrator of your personal data is the company: Contact portal s.r.o. with its registered office at Mlynské nivy 48, 821 09 Bratislava, Slovak Republic, IČO: 50 971 565, DIČ / IČ DPH: SK2120542402, entered in the Commercial Register kept by the District Court Bratislava I, section Sro, insert no. 120759 / B

2. WHAT IS YOUR PERSONAL DATA PROCESSED?

For marketing purposes, we process the following categories of personal information to help us identify a range of products and services you may like and address your needs.

Basic identification data – name, registered office, date of birth, address of residence.

Contact details – phone number, e-mail address.

Socio-demographic data – statistical data on age, gender, education,

employment.

Information on the use of products and services – what services you have had with us in the past, information on the use of the online customer zone. Based on this information, we can recommend suitable products and services.

Information from phone call records or other interactions with you, such as e-mail, chat, SMS.

Geolocation data – Geolocation data from a web browser. This information can usually be used to recommend contacting the nearest intermediary or branch.

   

3. WHAT SOURCES DO THE PERSONAL DATA COME FROM?

We collect the personal data listed in the previous point directly from you. You state this personal data in the client contract, or you have stated it in other documents.

Personal data may also come from publicly available sources, registers and records, such as the commercial register. Your personal data may also come from third parties who are authorized to handle it.

4. WHAT PURPOSES HAVE YOU GIVEN CONSENT TO?

You have given your consent for marketing purposes, which include the following activities:

offer of products and services. With your consent, we may provide you with offers in electronic form, in particular in the form of e-mail messages or messages sent to mobile devices via a telephone number, via a web-based client zone, in writing or in the form of a telephone call,

automated processing of personal data in order to adapt the business offer to your individual needs,

market surveys and customer satisfaction surveys of the products and services used.

Consent given for marketing purposes is voluntary. However, it is necessary so that we can send you individual offers of products and services and our business partners. We cannot provide you with individual offers of products and services without the consent provided in this way.

5. WHY IS PROFILING AND AUTOMATED DECISION-MAKING HAPPENING?

Our company strives to provide you with individually tailored offers of products and services. For this reason, we profile your personal data with your consent. We use automatic information systems, web applications or calculators for this purpose. Accordingly, we send you individualized reports and offers of products and services of our company.

Automatic evaluation (profiling) of personal data will help us to better understand you and your needs, estimate future actions and adapt our products and services accordingly.

We also process cookies automatically. Cookies serve several purposes. We use the following cookies on the pages of our internet portal and in our mobile applications:

Technical cookies: in order for our internet portal to work properly (eg so that you can create a user profile, log in to it and be able to purchase services), we use technical cookies. Without them, our online store would not work at all.

Functional cookies: so that you do not have to log in all the time and so that you do not have to constantly set your preferences (eg setting the language in which our internet portal is displayed. In this case, your password is always encrypted. The use of these cookies is not necessary, but it will make it much easier for you to visit our internet portal.

Analytical cookies: analytical cookies help us to improve our internet portal, from which you benefit again as a result. Analytical cookies on our website are collected by a script of Google Inc., which then anonymizes this data. After anonymization, it is no longer personal data, because anonymized cookies cannot be assigned to a specific user, resp. to a specific person. We only work with cookies in an anonymized form. Therefore, we cannot find out from cookies how a specific user behaved on our website (what pages he visited, what service he viewed, etc.).

6. HOW LONG WILL WE PROCESS YOUR PERSONAL DATA?

You have given your consent to the Company for the duration of the contractual relationship and for the next 10 years from the termination of such contractual relationship or until you revoke your consent.

If you are not or become a client of the Company, your consent will be valid for 10 years from the date of grant or until you revoke it.

After the relevant time, your personal data will be deleted, but only to the extent and for the purposes for which consent is not required by law.

  

7. WHO ARE OUR BUSINESS PARTNERS?

By agreeing, you have also agreed to the offers of products and the transfer of personal data to our selected business partners. Our business partners also adhere to the rules of personal data protection and we have entered into an agreement with them on the processing of personal data.

Business partners are:

Profiservices.sk s.r.o., Ardoo4u s.r.o., MBC spol. s r.o.

8. WHO CAN ACCESS YOUR PERSONAL DATA?

Other entities that process personal data may also have access to your data for the purpose of processing data for marketing purposes. These are intermediaries whose role is to provide services to the company. For example, it could be external companies that manage our systems or other services to ensure the proper operation of the company and the processing of personal data for marketing purposes. We have a contract on the processing of personal data with these intermediaries, on the basis of which they are also obliged to comply with strict rules of personal data protection.

9. WHAT ARE YOUR RIGHTS IN THE PROCESSING OF PERSONAL DATA?

Proper processing of your personal data is important for companies in the Slovak Republic and their protection is a matter of course. You can exercise the following rights when processing personal data:

Information about the processing of your personal data

The information includes in particular: identification and contact details of the controller, his representative and any responsible person, purposes of processing, categories of personal data concerned, recipients or categories of recipients of personal data, information on transfers of personal data to third countries, retention period of personal data, authorized controllers, a list of your rights, the possibility to contact the Office for Personal Data Protection, the source of the personal data processed, information on whether and how automated decision-making and profiling takes place.

Right of access to personal data

You have the right to confirm whether or not personal data are being processed and, if so, you have access to information on the processing, the categories of personal data concerned, the recipients or categories of recipients, the retention period and the right to information about your rights, the right to lodge a complaint with the Office for Personal Data Protection, information on the source of personal data, information on whether there is an automated decision and profiling, information and guarantees in case of transfer of personal data to a third country or international organization. You have the right to provide copies of the personal data processed.

Right of correction

Do we process your outdated or inaccurate personal data? For example, have you changed your address? Please let us know and we will correct your personal information.

Right of erasure (right to be forgotten)

In some cases stipulated by law, we are obliged to delete your personal data at your instruction. However, each such request is subject to individual evaluation, because the company Contact portal s.r.o. also has an obligation or a legitimate interest in keeping personal data.

Right to restrict processing

If you want your personal data to be processed exclusively for the most necessary legal purposes or you want to block personal data.

Right to data portability

If you wish us to provide your personal information to another company, we will pass on your personal information in an appropriate format to the entity you specify, unless we are prevented from doing so by any legal or other significant impediments.

The right to make objection and automated individual decision-making

If you find or believe that we are processing personal data in violation of the protection of your private and personal life or in violation of the law, please contact us to explain or eliminate the inappropriate situation. You can also object directly to automated decision-making and profiling.

Right to lodge a complaint with the Office for Personal Data Protection

You can contact your supervisory authority, which is the Office for Personal Data Protection of the Slovak Republic with its registered office at Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, at any time with your complaint or complaint regarding the processing of personal data.

Where can you exercise your rights and are these rights charged?

You can exercise individual rights in the company by phone at: +421 905 818 437 by sending an e-mail to: info@contactportal.com or by a written request sent to the company’s registered office: Mlynské nivy 48, 821 09 Bratislava. 

We provide all information and statements about the rights you exercise free of charge.

How long can you expect a response from the company?

We will provide you with comments and possible information on the measures taken as soon as possible, but no later than within one month. If necessary, and given the complexity and number of applications, we can extend this period to two months. We will notify you of the extension, including the reasons.

10. HOW CAN YOU REVOKE CONSENT TO THE PROCESSING OF PERSONAL DATA?

Consent to the processing of personal data is based on the principle of voluntariness. This means you can revoke it at any time. Do you no longer want to receive offers from products and services and our business partners? We are sorry, but we fully respect your decision.

What should a revocation of consent contain?

Who files the appeal. Please provide your name, address and date of birth so that we can identify you.

To whom you are appealing. You can address the appeal to all branches, or if you want to keep sending offers to selected branches, list only those you want or don’t want to allow to continue contacting you.

Information that you do not want us to process your personal information. If you would like to receive only selected offers, please indicate which offers are involved so that we can accommodate you.

Your handwritten signature.

How do I submit a revocation?

Withdrawal of consent to the processing of personal data for marketing purposes can be sent in writing so that we have a proper record of your revocation. Don’t forget to sign the revocation.

A written statement sent to the company’s registered office.

A written statement filed at the company’s registered office.

Posúdenie vplyvu

na ochranu osobných údajov podľa Zákona 18/2018 Z. z.

Obsah

  1. Základné pojmy
  2. Systematický opis plánovaných spracovateľských operácii a účely spracúvania, vrátane prípadného oprávneného záujmu, ktorý sleduje prevádzkovateľ;
  3. Posúdenie nutnosti a primeranosti spracovateľských operácii vo vzťahu k účelu;
  4. Posúdenie rizika pre práva a slobody dotknutých osôb, ktoré vyplýva zo samotnej podstaty zamýšľaného spracúvania osobných údajov;
  5. Opatrenia na riešenie rizík vrátane záruk, bezpečnostných opatrení a mechanizmov na zabezpečenie ochrany osobných údajov a na preukázanie súladu s týmto nariadením;
  6. Zohľadnenie práv a oprávnených záujmov dotknutých osôb a ďalších osôb, ktorých sa zamýšľané spracúvanie týka.

Význam skratiek používaných v dokumente: 

Osobné údaje 

IS Informačný systém 

ID Identifikačné údaje; Identifikátor

AIS Automatizovaný informačný systém 

DIS Dokumentárny informačný systém 

BP Bezpečnostný projekt 

TP Technické prostriedky používané na spracúvanie osobných údajov 

IT Informačné technológie 

VT Výpočtová technika 

PC Osobný počítač 

OS Operačný softvér 

HW Hardware 

SW Software 

LAN Lokálna počítačová sieť 

ASW Aplikačný SW /funkčný programový celok pre manipuláciu s údajmi/ 

AV Antivírový software 

BOZP Bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci 

PO Požiarna ochrana 

CO Civilná ochrana 

EPS Elektrická požiarna signalizácia 

HaZZ Hasičský a záchranný zbor 

SHZ Stabilné hasiace zariadenie 

GDPR General Data Protection Regulation

1. ZÁKLADNÉ POJMY

Osobnými údajmi sú údaje týkajúce sa určenej alebo určiteľnej fyzickej osoby, pričom takou osobou je osoba, ktorú možno určiť priamo alebo nepriamo, najmä na základe všeobecne použiteľného identifikátora alebo na základe jednej či viacerých charakteristík alebo znakov, ktoré tvoria jej fyzickú, fyziologickú, psychickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu.

dotknutou osobou každá fyzická osoba, ktorej sa osobné údaje týkajú,

prevádzkovateľom každý, kto sám alebo spoločne s inými vymedzí účel spracúvania osobných údajov, určí podmienky ich spracúvania a spracúva osobné údaje vo vlastnom mene; ak účel, prípadne aj podmienky spracúvania osobných údajov ustanovuje zákon, priamo vykonateľný právne záväzný akt Európskej únie alebo medzinárodná zmluva, ktorou je Slovenská republika viazaná, prevádzkovateľom je ten, kto je na plnenie účelu spracúvania za prevádzkovateľa ustanovený alebo kto spĺňa zákonom, priamo vykonateľným právne záväzným aktom Európskej únie alebo medzinárodnou zmluvou, ktorou je Slovenská republika viazaná, ustanovené podmienky,

zástupcom prevádzkovateľa každý, kto na území Slovenskej republiky zastupuje prevádzkovateľa so sídlom, organizačnou zložkou, prevádzkarňou alebo trvalým pobytom v tretej krajine,

sprostredkovateľom každý, kto spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa, v rozsahu a za podmienok dojednaných s prevádzkovateľom v písomnej zmluve a v súlade so zákonom,

oprávnenou osobou každá fyzická osoba, ktorá prichádza do styku s osobnými údajmi v rámci svojho pracovného pomeru, štátnozamestnaneckého pomeru, služobného pomeru, členského vzťahu, na základe poverenia, zvolenia alebo vymenovania, alebo v rámci výkonu verejnej funkcie, a ktorá spracúva osobné údaje v rozsahu a spôsobom určeným v poučení,

treťou stranou každý, kto nie je dotknutou osobou, prevádzkovateľom poskytujúcim osobné údaje, jeho zástupcom, sprostredkovateľom alebo oprávnenou osobou,

príjemcom každý, komu sú osobné údaje poskytnuté alebo sprístupnené, pričom príjemcom môže byť aj tretia strana; prevádzkovateľ, ktorý spracúva osobné údaje a úrad, ktorý plní úlohy ustanovené zákonom, sa nepovažujú za príjemcu.

spracúvaním osobných údajov vykonávanie operácií alebo súboru operácií s osobnými údajmi, najmä ich získavanie, zhromažďovanie, šírenie, zaznamenávanie, usporadúvanie, prepracúvanie alebo zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, preskupovanie, kombinovanie, premiestňovanie, využívanie, uchovávanie, blokovanie, likvidácia, ich cezhraničný prenos, poskytovanie, sprístupňovanie alebo zverejňovanie; niektorými operáciami s osobnými údajmi sa podľa prvej vety rozumie

poskytovaním osobných údajov odovzdávanie osobných údajov tretej strane, ktorá ich ďalej spracúva,

sprístupňovaním osobných údajov oznámenie osobných údajov alebo umožnenie prístupu k nim príjemcovi, ktorý ich ďalej nespracúva,

zverejňovaním osobných údajov publikovanie, uverejnenie alebo vystavenie osobných údajov na verejnosti prostredníctvom masovokomunikačných prostriedkov, verejne prístupných počítačových sietí, verejným vykonaním alebo vystavením diela, verejným vyhlásením, uvedením vo verejnom zozname, v registri alebo v operáte, ich umiestnením na úradnej tabuli alebo na inom verejne prístupnom mieste,

cezhraničným prenosom osobných údajov prenos osobných údajov mimo územia Slovenskej republiky a na územie Slovenskej republiky,

likvidáciou osobných údajov zrušenie osobných údajov rozložením, vymazaním alebo fyzickým zničením hmotných nosičov tak, aby sa z nich osobné údaje nedali reprodukovať,

blokovaním osobných údajov dočasné alebo trvalé pozastavenie spracúvania osobných údajov, počas ktorého možno vykonávať len tie operácie s osobnými údajmi, ktoré sú nevyhnutné na splnenie povinnosti uloženej zákonom,

informačným systémom osobných údajov informačný systém, v ktorom sa na vopred vymedzený alebo ustanovený účel systematicky spracúva alebo má spracúvať akýkoľvek usporiadaný súbor osobných údajov prístupných podľa určených kritérií, bez ohľadu na to, či ide o informačný systém centralizovaný, decentralizovaný alebo distribuovaný na funkčnom alebo geografickom základe (ďalej len „informačný systém“); informačným systémom sa na účely zákona rozumie aj súbor osobných údajov, ktoré sú spracúvané alebo pripravené na spracúvanie čiastočne automatizovanými alebo inými ako automatizovanými prostriedkami spracúvania,

účelom spracúvania osobných údajov vopred jednoznačne vymedzený alebo ustanovený zámer spracúvania osobných údajov, ktorý sa viaže na určitú činnosť,

súhlasom dotknutej osoby akýkoľvek slobodne daný výslovný a zrozumiteľný prejav vôle, ktorým dotknutá osoba na základe poskytnutých informácií vyjadruje súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov,

podmienkami spracúvania osobných údajov prostriedky a spôsob spracúvania osobných údajov, ako aj ďalšie požiadavky, kritériá alebo pokyny súvisiace so spracúvaním osobných údajov alebo vykonanie úkonov, ktoré slúžia na dosiahnutie účelu spracúvania či už pred začatím spracúvania osobných údajov, alebo v priebehu ich spracúvania,

biometrickým údajom osobný údaj fyzickej osoby označujúci jej biologickú alebo fyziologickú vlastnosť alebo charakteristiku, na základe ktorej je jednoznačne a nezameniteľne určiteľná; biometrickým údajom je najmä odtlačok prsta, odtlačok dlane, analýza DNA,

všeobecne použiteľným identifikátorom trvalý identifikačný osobný údaj dotknutej osoby, ktorý zabezpečuje jej jednoznačnosť v informačných systémoch,

adresou súbor údajov o pobyte fyzickej osoby, do ktorého patria názov ulice, orientačné, prípadne súpisné číslo domu, názov obce, prípadne názov časti obce, poštové smerovacie číslo, názov okresu, názov štátu,

anonymizovaným údajom osobný údaj upravený do takej podoby, v ktorej ho nemožno priradiť dotknutej osobe, ktorej sa týka,

priestorom prístupným verejnosti priestor, do ktorého možno voľne vstupovať a v ktorom sa možno voľne zdržiavať bez časového obmedzenia alebo vo vymedzenom čase, pričom iné obmedzenia, ak existujú a sú osobou splnené, nemajú vplyv na vstup a voľný pohyb osoby v tomto priestore, alebo je to priestor, ktorý tak označuje osobitný zákon,

členským štátom štát, ktorý je členským štátom Európskej únie alebo zmluvnou stranou Dohody o Európskom hospodárskom priestore,

treťou krajinou krajina, ktorá nie je členským štátom Európskej únie alebo zmluvnou stranou Dohody o Európskom hospodárskom priestore,

verejným záujmom dôležitý záujem štátu realizovaný pri výkone verejnej moci, ktorý prevažuje nad oprávneným záujmom fyzickej osoby alebo viacerých fyzických osôb a bez jeho realizácie by mohli vzniknúť rozsiahle alebo nenahraditeľné škody.

2. Systematický opis plánovaných spracovateľských operácii a účely spracúvania, vrátane prípadného oprávneného záujmu, ktorý sleduje prevádzkovateľ

Profil prevádzkovateľa:

Contact portal s.r.o.
Mlynské nivy 48

821 09 Bratislava
Slovensko 

IČO: 50971565
IČ DPH: SK2120542402 

1/ Informačný systém: IS Mzdy a personalistika

Zoznam osobných údajov spracúvaných v informačných systémoch mzdy a personalistika

Aj osobitné kategórie osobných údajov a to hlavne z dôvodu evidencie rodných čísel.

  • meno, priezvisko a titul, národnosť, štátna príslušnosť, dátum a miesto narodenia, rodné číslo,
  • kontakty /telefón, e-mail a pod…/, kontaktné adresy,
  • informácie o poistení a čísla bankových účtov,
  • informácie o vykonanej práci a mzde,
  • vybrané informácie o zdravotnom stave – register úrazov, potvrdenie o zdravotnej spôsobilosti
  • na prácu, oznámenia o lekárskych ošetreniach a o PN, osobný dotazník
  • fotografia

O rodinných príslušníkoch zamestnancov sa spracovávajú údaje:

  • meno, priezvisko a titul, národnosť, dátum a miesto narodenia, kontakty /telefón, e-mail a pod…/, kontaktné adresy, rodné číslo, informácie o príjme ( pre potreby soc. dávok)

Tieto údaje prevádzkovateľ spracúva v dokumentoch za účelom:

  • vedenia personálnej a mzdovej agendy zamestnancov
  • uchádzači o zamestnanie
  • kniha návštev
  • dochádzky

Zoznam osobných údajov pre aplikačný softvér:

  • meno, priezvisko a titul, číslo občianskeho preukazu, alebo pasu,
  • obchodné meno,ak sa jedná o PO alebo FO – podnikateľa,
  • číslo bankového účtu, kontakty /telefón, e-mail a pod…/, kontaktné adresy

2/ Informačný systém: IS Účtovníctvo a účtovné doklady

Tieto údaje prevádzkovateľ spracováva v aplikačnom softvéri a v dokumentoch za účelom:

  • vedenia účtovníctva

Zoznam osobných údajov pre aplikačný softvér:

  • meno, priezvisko a titul, číslo občianskeho preukazu, alebo pasu, IČO, ak sa jedná o fyzickú osobu – podnikateľa,
  • číslo účtu, kontakty /telefón, e-mail a pod…/, kontaktné adresy

3/ Informačný systém: IS Registratúra

V IS Správa registratúry sú aj osobitné kategórie osobných údajov a to hlavne z dôvodu evidencie rodných čísel.

  • meno, priezvisko a titul, národnosť, štátna príslušnosť, dátum a miesto narodenia, rodné číslo,
  • kontakty /telefón, e-mail a pod…/, kontaktné adresy

Tieto údaje prevádzkovateľ spracováva v aplikačnom softvéri a v dokumentoch za účelom:

  • evidencia došlej a odoslanej pošty

4/ Informačný systém: IS Klienti

V IS Klienti nie sú aj osobitné kategórie osobných údajov

  • meno, priezvisko a titul,
  • kontakty /telefón, e-mail a pod…/, kontaktné adresy

Tieto údaje prevádzkovateľ spracováva v aplikačnom softvéri a v dokumentoch za účelom:

  • evidencia klientov
  • fakturácia

5/ Informačný systém: IS Marketing

V IS Správa marketing nie sú aj osobitné kategórie osobných údajov

  • meno, priezvisko
  • kontakty /telefón, e-mail a pod…/, kontaktné adresy

Tieto údaje prevádzkovateľ spracováva v aplikačnom softvéri a v dokumentoch za účelom:

  • zasielanie ponúk a noviniek klientom

3. Posúdenie nutnosti a primeranosti spracovateľských operácii vo vzťahu k účelu

Prevádzkovateľ implementuje primerané technické a organizačné opatrenia, aby zabezpečil, že štandardne jeho systémy budú spracúvať len osobné údaje, ktoré sú nevyhnutne potrebné (a žiadne iné) pre každý konkrétny účel spracúvania. Rovnako tieto systémy musia zabezpečiť, že sa údaje nebudú spracúvať neobmedzene, ale len na nevyhnutnú dobu. Rovnako musia takéto opatrenia zabezpečiť, aby osobné údaje neboli štandardne prístupné neobmedzenému počtu zamestnancov prevádzkovateľa, ale len zamestnancom, ktorí nevyhnutne potrebujú prístup k týmto osobným údajom. 

4. Posúdenie rizika pre práva a slobody dotknutých osôb, ktoré vyplýva zo samotnej podstaty zamýšľaného spracúvania osobných údajov

Prevádzkovateľ si uvedomuje dôležitosť ochrany informácií, ktoré sú dôležité pre činnosť organizácie a napĺňanie podnikateľského zámeru, je rozhodnutá chrániť si svoje dobré meno a kvalitu poskytovaných služieb. Z tohto dôvodu prijala Bezpečnostnú politiku IT, ktorá popisuje spôsob zaistenia celkovej bezpečnosti IS. Ďalej sa zaväzuje splniť všetky požiadavky legislatívy platnej v Slovenskej republike, zmluvné požiadavky finančné a organizačné podmienky potrebné na realizáciu bezpečnostných opatrení, vzdelávať a školiť všetkých zamestnancov s cieľom zvyšovať povedomie o bezpečnosti. 

Po uplatnení zásad a opatrení uvedených v dokumentácii zostanú nekryté nasledovné riziká: 

  • odcudzenie alebo zničenie osobných údajov pri násilnom preniknutí cudzích osôb do priestorov prevádzkovateľa, 
  • zničenie, alebo poškodenie písomností a počítačov vplyvom poruchy sieťových rozvodov, 
  • zničenie objektu prevádzkovateľa a v ňom uložených AIS a DIS požiarom, záplavou alebo inou živelnou pohromou. 

5. Opatrenia na riešenie rizík vrátane (právnych) záruk, bezpečnostných opatrení a mechanizmov na zabezpečenie ochrany osobných údajov a na preukázanie súladu s týmto nariadením

Technické opatrenia

Osobné údaje je potrebné ukladať do tzv. zabezpečených priestorov prevádzkovateľa a chrániť ich pred prístupom neoprávnených osôb. Všetky priestory prevádzkovateľa je potrebné zabezpečiť pred neoprávneným vstupom použitím vhodných zábranných prostriedkov (bezpečnostné mreže a pod.),

ako aj ochrannými mechanizmami (alarmy, zámky a pod. ).

Monitory v jednotlivých kanceláriách umiestniť tak, aby sa so spracúvanými osobnými údajmi nemohla oboznámiť neoprávnená osoba pri vstupe do miestnosti. Ak sa inak nedá, tak používať privátne filtre na obmedzenie výhľadu nepovolaným osobám.

Tie aktíva, ktorých činnosť si nevyžaduje častú prítomnosť prevádzkovateľa uzamknúť a v pravidelných intervaloch kontrolovať.

Z hľadiska požiarnej bezpečnosti je plnenie zákona o ochrane pred požiarmi

– prevádzka je vybavená hasiacou technikou.

Ochrana pred neoprávneným prístupom

Zabezpečenie šifrovania údajov, aby sa správa webhostingu nedostal k prístupovým údajom. Zabezpečiť, pokiaľ je možné, aby pri pripojený externého konzultanta spoločnosti cez vzdialený prístup sa nemohol oboznámiť so žiadnymi osobnými údajmi – uzavrieť dokument obsahujúci osobné údaje.

Riadenie prístupu oprávnených osôb

Cieľom tohto typu opatrení je umožniť prístup do informačných systémov len autorizovaným používateľom a oprávneným osobám.

Zriadenie prístupu vykonáva prevádzkovateľ spoločnosti, pričom dbá na dodržiavanie požiadavky, že prístup by mal mať používateľ len do tých častí informačného systému, ktoré nevyhnutne potrebuje.

Udelenie prístupových práv vykonáva prevádzkovateľ spoločnosti, pričom:

– každý používateľ má jedinečné ID, aby bola zabezpečená zodpovednosť, resp. preukázateľnosť vykonaných činností v rámci informačného systému.

Používateľské ID je potrebné pravidelné kontrolovať, minimálne v intervale jedenkrát za 6 mesiacov.

Ochrana proti škodlivému kódu a sieťová bezpečnosť

Prijaté opatrenia proti škodlivému kódu prevádzkovateľ implementuje na úrovni:

– detekcie škodlivého kódu

– opravného softvéru a riadenia zmien, ako súčasť bezpečnostných opatrení pre riadenie zmien

– primeranom prístupe pracovníkov k informačným systémom.

V podmienkach prevádzkovateľa je zakázané používanie neautorizovaného softvéru. Tento môže byť obstarávaný len z dôveryhodných zdrojov a to tak, aby nedošlo k porušeniu autorských práv. Všetky pracovné stanice musia byť opatrené antivírusovým detekčným softvérom, ako aj nápravným softvérom a to pre potreby automatickej: kontroly všetkých súborov a médií (archívne, záložné a pod.), kontroly elektronickej pošty a kontroly webovej stránky prevádzkovateľa.

Súbory s definíciami škodlivého kódu a skenovacie procesy antivírusového softvéru musia byť pravidelne aktualizované, minimálne však v intervale jedenkrát za deň.

Pre potreby filtrovania prenosu a blokovania neautorizovaného prístupu k aktívam prevádzkovateľa je potrebné, aby pracovné stanice boli zabezpečené firewallom.

Zálohovanie

Zálohovanie databáz počítačového systému je proces, pri ktorom sa vytvorí kópia všetkých databázových súborov programu alebo jej najdôležitejšej časti, nevyhnutná na obnovu funkčnosti všetkých databáz v prípade jeho havárie, poruchy alebo krádeže počítača.

Na vytvorenie zálohových súborov sa najčastejšie používajú štandardné komprimačné algoritmy akými sú napr. ZIP, RAR.

Periodicita zálohovania:

1. Denné zálohovanie (prevádzkové) – vykonávanie denných záloh na ten istý pevný disk počíta na ktorom je umiestnený program a to každý deň po ukončení práce v aplikačnom programe prostredníctvom funkcie aplikačného programu.

2. Týždenné/ Mesačné zálohovanie (archivačné) – vykonávanie záloh na externé médium – server. Zálohy slúžiace na archiváciu dát, vytvárajú sa v pravidelnom intervale. Zálohovanie na externé médiá je bezpečnejší spôsob, ktorý eliminuje riziká technickej alebo inej poruchy pevného disku. Na druhej strane je ale vyššie riziko narušenia údajov, nakoľko sa údaje nachádzajú na viacerých médiách.

Likvidácia osobných údajov

Oprávnená osoba je oprávnené spracúvať osobné údaje iba počas doby nevyhnutej pre dosiahnutie daného účelu. Po skončení účelu spracúvania je potrebné zabezpečiť likvidáciu dokladov obsahujúcich osobné údaje vedené v písomnej forme na papieri, pokiaľ osobitný zákon neustanovuje inak !

! Prevádzkovateľ je povinný osobné údaje zlikvidovať, keď sa naplní účel spracúvania !

Spôsoby likvidácie osobných údajov:

1. papierová podoba: fyzicky zničiť v škartačnom stroji, pokiaľ likvidujeme len časť údajov – textu

na papierovom nosiči, je nutné tento údaj začierniť spôsobom, aby nebolo možné odhaliť jeho obsah

2.  elektronická podoba: trvalé vymazanie zo servera, pevného disku, prekrytie osobných údajov prázdnymi znakmi, alebo iným textom.

Aktualizácia OS a programového aplikačného vybavenia

Je zabezpečená pravidelná aktualizácia OS a aplikačných programov, antivírusového systému z prostredia internetu.

Pravidelná aktualizácia umožňuje užívateľovi využívať najnovšie verzie softvérových aplikácií a antivírusovú ochranu. Používateľ je upozornený na automatickú aktualizáciu a možnosť jej nainštalovania reštartovaním systému ihneď alebo pri jeho vypnutí.

Organizačné opatrenia – Personálne opatrenia

Cieľom personálnych opatrení na zaistenie ochrany osobných údajov je zredukovať riziko ľudského zlyhania pri ochrane osobných údajov, najmä takých prejavov, ako odcudzenie, strata, po škodenie, zmena, rozširovanie, neoprávnené zverejňovanie osobných údajov alebo ich poskytovanie neoprávneným osobám.

Medzi základné opatrenia patria najmä:

a) Nakladať s osobnými údaje smú len oprávnené osoby konkrétneho pracoviska. Spracovávanie údajov musí byť v súlade so zákonom ochrane osobných údajov v znení neskorších predpisov.

b) Zabezpečiť, aby prístup k osobným údajom v IS mali iba oprávnené osoby, a prevádzkovateľ.

c) Používanie technických prostriedkov pre spracúvanie osobných informácii je povolené iba osobám oprávneným oboznamovať sa s osobnými informáciami. Zamestnanci, ktorý majú pridelené technické prostriedky, sú zodpovední za ich správny chod a musia dodržiavať všetky zásady práce s nimi.

d) Každá oprávnená osoba je povinná zachovávať mlčanlivosť o osobných údajoch, ktoré spracúvajú. Povinnosť mlčanlivosti trvá aj po ukončení spracovania. Povinnosť mlčanlivosti nemajú, ak je to podľa osobitného zákona nevyhnutné na plnenie úloh orgánov činných v trestnom konaní. Povinnosť mlčanlivosti platí aj pre iné fyzické osoby, ktoré v rámci svojej činnosti prídu do styku s osobnými údajmi. Povinnosť mlčanlivosti trvá aj po zániku funkcie oprávnenej osoby alebo po skončení jej pracovného pomeru alebo obdobného pracovného vzťahu. Povinnosť mlčanlivosti platí aj pre iné fyzické osoby, ktoré v rámci svojej činnosti prídu do styku s osobnými údajmi – IT technik. Povinnosť mlčanlivosti trvá aj po zániku funkcie oprávnenej osoby alebo po skončení jej pracovného pomeru alebo obdobného pracovného vzťahu.

Pri narušení informačnej bezpečnosti v oblasti informačného systému a miestnej siete činnosti koordinuje poverený informatik . Pri narušení informačnej bezpečnosti v oblasti dokumentov, telefónnych a mobilných sietí koordinuje činnosti poverený pracovník.

Riadenie prístupu oprávnených osôb k IS

Ochrana počítača pred nepovolaným prístupom stanovením pravidiel pre IS prevádzkovateľa pomocou vstupných hesiel do LAN / WIFI siete, PC systému ako aj aplikačných programov.

Používať najmä:

  • heslo pre prihlásenie sa do operačného systému počítača
  • zabezpečenie pomocou kľúča počítača
  • heslo pri vstupe do aplikačného programu
  • do budúcnosti riešiť prístup k PC niektorými z moderných hardvérových prostriedkov (čipové karty, hardvérový kľúč)
  • iné heslá pre rôzne úrovne vstupu do informačného systému, ktoré sa pravidelne menia.

Cieľom tohto typu opatrení je umožniť prístup do sieťových zdrojov a informačných systémov prevádzkovateľa len autorizovaným používateľom a oprávneným osobám.

Vstupné a prihlasovacie heslá

Oprávnená osoba je povinná počítač, na ktorom spracúva osobné údaje, zabezpečiť heslom v súlade s ustanoveniami príslušnej bezpečnostnej dokumentácie, to znamená heslo sa musí mať min. 6 znakov a musí sa skladať z kombinácií písmen a čísiel, malých a veľkých písmen resp. špeciálnych znakov (+,*,@, &,#…).

Organizácia spracúvania osobných údajov

Manipulácia s papierovou dokumentáciou

Osobné údaje sú v informačnom systéme spracúvané aj neautomatizovaným spôsobom v písomnej podobe na papieri uložené v papierových zakladacích obaloch. Tieto dokumenty oprávnená osoba ukladá do uzamykateľných kontajnerov, alebo do iných uzamykateľných zariadení a v uzamykateľnej miestnosti. Dokumenty obsahujúce osobné údaje musia byť v čase neprítomnosti oprávnenej osoby neprístupné, a to buď uzamknutím miestnosti alebo skrine do ktorých sú osobné údaje vkladané. V žiadnom prípade nesmú doklady obsahujúce osobné údaje byť počas neprítomnosti oprávnenej osoby prístupné komukoľvek, kto vojde do miestnosti v ktorom sa spracúvajú osobné údaje. Oprávnená osoba je povinná dvere, kde sú umiestnené PC a informačné systémy obsahujúce osobné údaje, pri svojom odchode z pracoviska, ak sa na pracovisku nenachádza už žiadna oprávnená osoba, uzamknúť a zavrieť okná.

Prenášanie písomností obsahujúcich osobné údaje

a) Písomnosti s osobnými údajmi v podobe objednávok, faktúr, potvrdení o platbe je možné prenášať mimo pracoviska výhradne v zalepenej obálke alebo uzavretom obale, s otvorom prelepeným lepiacou páskou a priečne opečiatkovaným pečiatkou prevádzky a podpisom oprávnenej osoby.

b) Takto pripravené písomnosti prenáša len na túto činnosť poverený personál prevádzkovateľa.

c) Písomnosti obsahujúce osobné údaje sa v prípade potreby zasielania, posielajú výhradne len doporučenou poštovou zásielkou prvou triedou alebo kuriérom.

d) V prípade, že prevádzkovateľ dostane zásielku obsahujúce osobné údaje v poškodenom obale, preverí dôvod poškodenia u doručujúcej osoby a odsúhlasí obsah zásielky s odosielateľom.

Rozmnožovanie písomností obsahujúcich osobné údaje

a) Rozmnožovaním sa rozumie opakovaná tlač dokumentov z automatizovaného systému, vyhotovovanie fotokópií, odpisov a výpisov písomností s citlivými osobnými údajmi.

b) Rozmnožovať písomnosti môže zodpovedná osoba alebo ňou poverená osoba, ktorá je oprávnená na prácu s osobnými údajmi v IS. Táto osoba je povinná tlačiť a kopírovať dokumenty tak, aby sa s nimi neoprávnená osoba nemohla oboznámiť – výstup z tlačiarne nesmie oprávnená osoba nechať voľne položený v zásobníku tlačiarne. Akýkoľvek výstup z tlačiarne, ktorý nie je a nebude predmetom ďalšieho spracúvania musí oprávnená osoba zlikvidovať skartovaním.

Úlohy a povinnosti prevádzkovateľa pri práci s automatizovaným IS

a) Oprávnená osoba využíva k spracúvaniu osobných údajov len tie aktíva, ktoré boli prevádzkovateľom schválené. Je neprípustné k spracúvaniu používať súkromné notebooky, mobily bez toho, aby určený pracovník prevádzkovateľa –poverený pracovník IT takéto použitie schválil.

b) Priebežne počas práce s IS sleduje jeho činnosť a prípadné nekorektné správanie konzultuje s nadriadeným, prípadne s pracovníkom IT.

c) Oprávnená osoba je povinná v prípade podozrenia výskytu technickej poruchy na elektronických technických zariadeniach, ktorá by mohla mať za následok narušenie bezpečnosti osobných údajov, neodkladne informovať svojho zodpovedného pracovníka IT.

d) Oprávnená osoba pri práci s PC nesmie ignorovať tzv. varovné správy alebo príznaky chýb, či inú nesprávnu alebo neobvyklú činnosť PC, ale takúto „odchýlku“ bezodkladne nahlásiť osobe, ktorá je zodpovedná za údržbu a servis počítačov, v ktorých sa nachádzajú osobné údaje t.j. pracovníkovi IT.

e) Pri spracúvaní osobných údajov prostredníctvom PC, je oprávnená osoba povinná zabezpečiť, aby obrazovky monitora nesprístupňovali osobné údaje dotknutých osôb iným fyzickým osobám (napr. komukoľvek kto vojde do miestnosti, kde sa spracúvajú osobné údaje).

f) Oprávnená osoba sa musí vyvarovať konaniu, ktoré by malo za následok infikovanie počítača škodlivými kódmi, sťahovaniu spoločensky neprípustného obsahu a inštalácii softvéru, ak tento nebol vopred prevádzkovateľom schválený.

g) Oprávnená osoba je povinná používať technické prostriedky tak, aby sa neumožnilo zdieľanie dát chránených autorskými právami ako aj osobných údajov iným používateľom siete internet.

h) Oprávnená osoba nesmie použiť aktíva prevádzkovateľa na akýkoľvek neoprávnený útok, pokus o útok alebo prienik do iných informačných systémov a obdobnej prevádzkovateľom neschválenej alebo protiprávnej činnosť.

i) Oprávnená osoba smie používať technické prostriedky prevádzkovateľa na súkromné účely len s jeho súhlasom. Pomocný obslužný personál nesmie mať prístup k informačnému systému. V neprítomnosti oprávnených osôb musí byť priestor s IS uzamknutý a prístup do počítača musí byť chránený heslom.

j) Oprávnená osoba je povinná dbať na to, aby svojim chovaním nespôsobila inú, nemateriálnu ujmu, poškodenie dobrého mena a povesti prevádzkovateľa.

k) Zdržiavanie sa osôb vrátane oprávnených, v priestoroch, kde sa nachádzajú informačné systémy obsahujúce osobné údaje, po pracovnej dobe je možné iba so súhlasom štatutárneho orgánu prevádzkovateľa.

Zásady pre používanie prenosných počítačov

a) V prípade práce s prenosným počítačom súbory s osobnými údajmi, dôvernými informáciami ukladať len v nevyhnutných prípadoch. Používateľ zodpovedá za fyzickú ochranu prenosného zariadenia proti krádeži, zneužitiu, poškodeniu.

b) Je zakázané pracovať s dôvernými informáciami a osobnými údajmi na verejne prístupných miestach. (kaviarne, čakárne a pod.)

c) Súbory s osobnými údajmi a dôvernými informáciami uložené na fyzickom médiu počas presunu musia byť uložené v šifrovanej forme, šifrovanej pomocou špecializovaného softvéru použitím dostatočne silného kryptografického algoritmu, alebo spustiteľné len špeciálnou aplikáciou.

d) V prípade, ak oprávnená osoba pracuje s osobnými údajmi prevádzkovateľa v domácom prostredí nesmie za týmto účelom využívať súkromné e – mailové schránky na voľne dostupných e – mailových serveroch, ale výlučne pracovné e – mailové schránky. Taktiež musí prijať také opatrenia, aby osobné údaje spracúvané v domácom prostredí neboli neoprávnené sprístupnené, poskytnuté, zverejnené resp. aby nedošlo k akýmkoľvek neprípustným formám spracúvania, kedy by sa s osobnými údajmi mohli oboznámiť neoprávnené osoby.

Zásady pri práci s elektronickou poštou

a) Je zakázané prostredníctvom emailu, telefonických hovorov, prípadne iných komunikačných prostriedkov šíriť dôverné informácie prevádzkovateľa IS.

b) Pri odosielaní osobných údajov prostredníctvom elektronickej pošty oprávnená osoba vždy dôsledne preverí správnosť e – mailovej adresy. Oprávnená osoba je povinná používať antivírusovú ochranu prichádzajúcej a odchádzajúcej pošty a nikdy ju nevypínať.

c) Pri odosielaní elektronickej pošty oprávnená osoba využíva zabezpečenie. Oprávnená osoba nereagujte na správy typu: „pošlite tento e – mail všetkým svojim známym“. Je to porušenie internetovej etiky, obťažuje to ostatných používateľov a zahlcuje to komunikačné linky.

d) Je zakázané posielanie a otváranie príloh – pripojených súborov v elektronickej pošte, ktoré môžu nejakým spôsobom ohroziť alebo poškodiť prevádzku informačného systému, trvale alebo dočasne znížiť jeho výkonnosť alebo ohroziť jeho bezpečnosť.

Bezpečnostné incidenty

Zaznamenávanie údajov je potrebné pre prijatie vhodných priebežných opatrení, ako aj následnej analýzy priebehu bezpečnostného incidentu s cieľom zamedzenia opätovnému výskytu. Ak je to nutné zodpovedný pracovník prevádzkovateľa implementuje opatrenia pre zamedzenie ďalších dôsledkov incidentu, ako aj možnosti jeho opakovania. Následne treba nahlásiť incident ak unikli osobné údaje najneskôr do 72 hodín úradu na ochranu osobných údajov. Kontrolnú činnosť zabezpečuje určený pracovník.

6. Zohľadnenie práv a oprávnených záujmov dotknutých osôb a ďalších osôb, ktorých sa zamýšľané spracúvanie týka.

Základným bezpečnostným zámerom tohto dokumentu je ochrana osobných údajov všetkých dotknutých osôb – zamestnancov prevádzkovateľa (aj potenciálnych), ktorí poskytli svoje osobné údaje pre účel vytvorenia pracovno-právneho vzťahu. Pod túto skutočnosť ďalej spadá ochrana osobných údajov externých spolupracovníkov, s ktorými prevádzkovateľ môže dôjsť do styku v rámci jeho predmetov podnikania. Rovnako tak budú chránené osobné údaje dotknutých osôb, klientov – zákazníkov prevádzkovateľa. Ďalej môžu byť dotknutými osobami v zmysle tohto bezpečnostného zámeru aj všetky osoby, ktorým je umožnený vstup do priestorov prevádzkovateľa.

Prevádzkovateľ zabezpečuje dotknutým osobám nasledovné:

  • pred začatím spracúvania jednoznačne a konkrétne vymedzí účel spracúvania,
  • povinnosť oznámenia incidentu dotknutej osobe v závažných prípadoch,
  • právo na prenosnosť údajov dotknutých osôb,
  • právo na výmaz dotknutej osoby (ak sú dáta protizákonne spracúvané),
  • možnosť odvolať súhlas dotknutej osoby kedykoľvek,
  • na rozdielne účely získavať osobné údaje osobitne,
  • osobné údaje získané na rôzne účely nezdružovať,
  • spracúvať len správne, úplné a aktualizované osobné údaje,
  • nesprávne a neúplné osobné údaje blokovať, opraviť alebo doplniť,
  • nesprávne údaje, ktoré nie je možné opraviť alebo doplniť zlikvidovať,
  • zabezpečiť, aby osobné údaje boli spracúvané vo forme umožňujúcej identifikáciu dotknutých osôb počas doby nie dlhšej, ako je nevyhnutné na dosiahnutie účelu spracúvania,
  • zlikvidovať osobné údaje, ktorých účel spracúvania sa skončil,
  • spracúvať osobné údaje v súlade s dobrými mravmi,
  • nevynucovať súhlas dotknutej osoby hrozbou odmietnutia zmluvného vzťahu, dodania služieb alebo tovaru,
  • vo všeobecne zrozumiteľnej forme poskytnúť informácie o stave spracúvania osobných údajov v rozsahu: názov, sídlo alebo trvalý pobyt, právnu formu a identifikačné číslo prevádzkovateľa; meno a priezvisko štatutárneho orgánu prevádzkovateľa; identifikačné označenie informačného systému; účel spracúvania, zoznam osobných údajov a okruh dotknutých osôb; okruh príjemcov, ktorým sú alebo budú údaje sprístupnené, tretie strany, ktorým osobné údaje sú alebo budú poskytnuté; tretie krajiny, do ktorých sa uskutočňuje prenos osobných údajov; právny základ informačného systému; formu zverejnenia, ak sa zverejnenie osobných údajov vykonáva; všeobecnú charakteristiku opatrení za zabezpečenia ochrany osobných údajov a dátum začatia a dobu spracúvania,
  • vo všeobecne zrozumiteľnej forme presné informácie o zdroji, z ktorého boli osobné údaje získané,
  • vo všeobecne zrozumiteľnej forme odpis osobných údajov,
  • opraviť nesprávne, neúplné alebo neaktuálne osobné údaje,
  • likvidovať osobné údaje po splnení účelu spracúvania; vrátiť úradné doklady, ak boli predmetom spracúvania,
  • likvidáciu osobných údajov, ak došlo k porušeniu zákona.
  • bezodkladné písomné oznámenie dotknutej osobe a Úradu na ochranu osobných údajov SR, že na základe písomnej žiadosti oprávnenej osoby, ktorej práva boli obmedzené, boli jej nesprávne, neúplné alebo neaktuálne osobné údaje opravené,
  • prípadne zlikvidované; ak boli predmetom spracúvania úradné doklady obsahujúce osobné údaje, že jej boli vrátené,
  • realizáciu technických, personálnych a organizačných opatrení a dohliada na ich aplikáciu v praxi,
  • dohľad pri výbere sprostredkovateľa a prípravu písomnej zmluvy alebo poverenia pre sprostredkovateľa; preveruje dodržiavanie dohodnutých podmienok,
  • dohľad nad cezhraničným tokom osobných údajov.

Vypracoval:  Peter Jurák

Schválil: Mgr. Michal Miklós, konateľ Contact portal s.r.o.